CRM ou logiciel de facturation : de quoi avez-vous vraiment besoin ?

CRM, logiciel de facturation, outil de gestion, ERP… À mesure qu’une entreprise grandit, une question finit souvent par arriver : quel outil faut-il mettre en place pour mieux gérer son activité ?

Et parmi les premières hésitations : faut-il un CRM ou un logiciel de facturation ?

Les deux peuvent gérer certaines informations liées à vos clients. Les deux peuvent intervenir dans votre cycle commercial. Certains outils proposent même des fonctionnalités qui se chevauchent. Mais ils ne répondent pas au même besoin.

Avant de comparer les logiciels, il faut donc commencer par une question beaucoup plus simple : qu’est-ce qui vous fait perdre du temps ou de l’argent aujourd’hui ?

CRM et logiciel de facturation : deux rôles différents

Commençons par la différence essentielle :

• Un CRM sert principalement à organiser et suivre la relation commerciale avec vos prospects et vos clients.
• Un logiciel de facturation sert principalement à transformer une vente en documents de facturation et à suivre ce qui doit être encaissé.

Autrement dit :

• Le CRM vous aide à suivre ce qui peut devenir du chiffre d’affaires.
• Le logiciel de facturation vous aide à gérer ce qui doit devenir un encaissement.

Les deux outils peuvent donc intervenir dans une même chaîne, mais à des moments différents.

À quoi sert concrètement un CRM ?

Un CRM devient particulièrement utile lorsque votre problème se situe avant la vente.

Par exemple :

• vos prospects sont dispersés entre des mails, fichiers Excel et carnets de notes ;
• plusieurs personnes gèrent la prospection ;
• vous ne savez plus qui doit être relancé ;
• certaines opportunités commerciales sont oubliées ;
• vous avez besoin de suivre votre pipeline ;
• vous souhaitez conserver l’historique des échanges avec chaque prospect ;
• vous voulez mesurer la performance de votre activité commerciale.

Le CRM permet alors de structurer le parcours qui mène du premier contact à la signature. Pour une entreprise disposant d’un volume important de prospects ou de plusieurs commerciaux, cette organisation peut rapidement devenir indispensable.

À quoi sert un logiciel de facturation ?

Le problème peut se situer ailleurs. Vos ventes sont peut-être correctement suivies, mais votre gestion se complique une fois le devis accepté.

Les symptômes sont alors différents :

• les factures sont créées manuellement ;
• certains éléments facturables sont oubliés ;
• les échéances ne sont pas suivies ;
• les relances sont irrégulières ;
• les avoirs et acomptes deviennent difficiles à gérer ;
• le dirigeant vérifie lui-même les encaissements ;
• personne ne sait précisément ce qui reste à facturer ou à encaisser.

Dans ce cas, ajouter un CRM ne résoudra probablement pas votre problème. Vous avez d’abord besoin de structurer votre circuit devis → facture → encaissement. C’est précisément le rôle d’un logiciel de facturation correctement paramétré et intégré à vos process.

Comment savoir lequel choisir ?

Commencez par identifier l’endroit où l’information se perd.

Vous perdez des opportunités avant la vente ?

Vous avez probablement besoin de mieux structurer votre suivi commercial. Le CRM est alors à regarder en priorité.

Vous signez, mais la facturation devient difficile à suivre ?

Le problème se situe davantage dans votre gestion administrative et financière. Un logiciel de facturation sera généralement plus pertinent.

Les deux fonctionnent mal ?

Vous aurez peut-être besoin des deux. Mais cela ne signifie pas nécessairement acheter deux nouveaux logiciels immédiatement.

Votre outil actuel possède peut-être déjà certaines fonctionnalités dont vous avez besoin. Il peut également être connecté à d’autres solutions. Avant d’investir, vérifiez donc ce que vous avez déjà.

Et si vous avez besoin des deux ?

C’est fréquent.

Une entreprise peut avoir besoin d’un CRM pour gérer :

Prospect → Opportunité → Proposition → Signature

Puis d’un logiciel de facturation pour gérer :

Devis → Facture → Échéance → Encaissement → Relance

Le véritable enjeu devient alors la circulation de l’information entre les deux.

Une affaire gagnée dans le CRM doit pouvoir déclencher la suite du processus sans obliger l’équipe à ressaisir les mêmes informations ailleurs. Sinon, vous avez simplement remplacé deux fichiers Excel par deux logiciels qui ne communiquent pas.

Attention à l’empilement des outils

C’est un problème que nous rencontrons régulièrement.

Face à une difficulté, l’entreprise ajoute un logiciel.

• Un CRM pour les commerciaux ;
• Un logiciel de facturation pour l’administratif ;
• Un tableau pour la trésorerie ;
• Un outil de gestion de projet pour la production ;
• Un autre pour automatiser certaines tâches.

Pris individuellement, chacun peut être excellent, mais si personne n’a pensé au circuit complet, l’équipe finit par saisir plusieurs fois la même information et créer ses propres solutions parallèles. Le problème n’est alors plus le manque d’outils : c’est leur organisation.

CRM ou logiciel de facturation : posez-vous ces 5 questions

Avant de choisir, demandez-vous :

1. À quel moment perdons-nous actuellement de l’information ?

Avant la vente ? Après la signature ? Au moment de facturer ? Lors de l’encaissement ?

2. Quelle information doit circuler entre nos équipes ?

Un outil n’est pertinent que s’il facilite réellement le travail de ceux qui l’utilisent.

3. Quelles tâches réalisons-nous encore manuellement ?

Relances, création des factures, ressaisie des coordonnées, vérification des paiements…

4. Que permettent déjà nos outils actuels ?

Avant d’ajouter une solution, commencez par exploiter celles que vous payez déjà.

5. Qui sera responsable du process ?

Un logiciel sans responsable clairement identifié finit souvent par devenir une base de données que personne ne tient correctement à jour.

Le bon outil commence par le bon diagnostic

La question n’est donc pas réellement :

« CRM ou logiciel de facturation ? »

Elle est plutôt :

« Quel problème de gestion cherchons-nous à résoudre ? »

Chez SAPX Finance, nous partons de vos flux, de vos équipes et de vos process avant de parler logiciel.

Parce qu’un outil doit venir soutenir une organisation : pas essayer de la remplacer.