Réconcilier Achats et Comptabilité pour restaurer la confiance fournisseurs

Contexte

Dans un groupe agroalimentaire international, un désalignement entre les services Achats et Comptabilité avait conduit à une situation de blocage critique. Les factures fournisseurs restaient impayées faute d’informations fiables pour les rapprocher des commandes.

Conséquences :

• perte de confiance des fournisseurs,
• blocage des livraisons,
• multiplication des fournisseurs de secours,
• et tension sur la trésorerie, les nouveaux partenaires exigeant un paiement à la commande.

Le système SAP en place était sous-exploité : seulement 10 % des commandes étaient automatisées, le reste nécessitant des traitements manuels et des relances croisées entre services. La direction financière devait rétablir la chaîne de confiance et retrouver un flux achats-fournisseurs fluide et prévisible.

Mission

SAPX Finance a été mandaté pour :

• analyser les causes du non-rapprochement entre factures et commandes,
• restructurer les processus d’échange d’information entre Achats et Comptabilité,
• proposer un nouveau mode opératoire garantissant la traçabilité, la fiabilité et l’efficacité du traitement fournisseur,
• et réactiver la relation fournisseurs sur des bases durables.

Approche

SAPX Finance a conduit une mission d’immersion totale, combinant diagnostic opérationnel, pédagogie financière et paramétrage technique.

1. Analyse transversale du flux Achat–Facture
   • Ateliers conjoints avec les équipes comptables pour comprendre les blocages de rapprochement.
   • Déplacement en Espagne pour observer directement les flux de facturation interservices et les informations réellement disponibles côté comptabilité.
   • Étude détaillée du fichier comptable fournisseurs utilisé par les acheteurs, avec détection des ruptures d’information.
2. Immersion dans le service Achats
   • Observation du fonctionnement quotidien pour comprendre les contraintes terrain : volumes, délais, priorités.
   • Réorganisation des suivis : séparation des fichiers par acheteur, et non plus en fichiers globaux anonymes.
   • Formation des acheteurs au langage comptable, pour créer une compréhension mutuelle entre fonctions.
3. Optimisation SAP
   • Reparamétrage du module SAP MM pour automatiser la création des commandes avec réception.
   • Passage de 10 % à 90 % d’automatisation des flux achats.
   • Standardisation des formats d’informations à fournir par les fournisseurs pour éviter les erreurs de rapprochement.

Outils et leviers

• SAP MM (Achats) + SAP FI (Comptabilité)
• Analyse du flux d’intégration commande–facture
• Sessions de formation croisées Achats / Comptabilité
• Guide fournisseur révisé (bonnes pratiques de facturation)
• Fichiers de suivi personnalisés par acheteur

Résultats

• Réduction de 90 % du backlog de factures impayées en 2 mois.
• Fidélisation des fournisseurs clés et retour à des conditions de paiement normales, améliorant la trésorerie.
• Remises complémentaires négociées grâce à la restauration de la relation de confiance.
• Gain de temps et de clarté pour les acheteurs, désormais concentrés sur leur cœur de métier : la négociation, non la gestion administrative.
• Alignement renforcé entre Achats et Comptabilité, avec des responsabilités clairement définies et des outils partagés.

Impact

Cette mission a transformé un dysfonctionnement technique en levier stratégique de performance. L’entreprise a regagné la confiance de ses partenaires, fluidifié ses paiements, et renforcé sa gouvernance interne sur le cycle fournisseur. SAPX Finance a démontré que la performance financière naît d’abord d’un dialogue fluide entre les métiers, soutenu par des outils paramétrés avec rigueur et compréhension des besoins terrain.

Clé d’enseignement

La trésorerie, la fiabilité fournisseur et la performance achats reposent sur un même pilier : la qualité du lien entre ceux qui achètent, ceux qui comptent et ceux qui livrent. SAPX Finance rétablit ce lien, rend les flux lisibles et aligne les équipes pour que chaque facture redevienne une preuve de confiance.